Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal ASC

La presente política y procedimientos de tratamiento de la información personal de la Asociación Scouts de Colombia se aprobó el Acuerdo del Consejo Scout Nacional No. 369 de febrero 27 de 2020 tal como se establece en la Resolución CSN No. 004-20.

INTRODUCCION

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen, deroguen o desarrollen, la Asociación Scouts de Colombia, comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus asociados, empleados, proveedores, usuarios y terceros en general, da a conocer La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal que se encuentra guardada y custodiada en nuestras bases de datos y registros documentales, las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información.

AMBITO DE APLICACION

La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal son de obligatorio cumplimiento para Asociación Scouts de Colombia, en calidad de responsable del tratamiento de la información personal, así como para todas las entidades, organizaciones, empresas, aliados comerciales, filiales o que hacen parte en la prestación de los servicios que la Asociación Scouts de Colombia ofrece, en calidad de encargados del tratamiento de la información.

ALCANCE

La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal son aplicables a todos los titulares de la información personal que sea objeto de tratamiento y que haga parte de las bases de dato de la Asociación Scouts de Colombia, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento.

MARCO JURÍDICO

La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal están escritas en concordancia con las siguientes normas y disposiciones legales actualmente vigentes:

  • Constitución Política Artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1273 del 2009.
  • Ley 1581 del 2012.
  • Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  • Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011

INFORMACIÓN GENERAL

La Asociación Scouts de Colombia, es una organización, sin ánimo de lucro, que pertenece a la Organización Mundial del Movimiento Scout, cuya misión es contribuir a la educación de los jóvenes, mediante un sistema de valores basado en la Promesa y la Ley Scout, para ayudar a construir un mundo mejor donde las personas se sientan realizadas como individuos y jueguen un papel constructivo en la sociedad. Página Web www.scout.org.co

OBJETIVO

La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal tienen por objeto desarrollar y dar a conocer al público en general los lineamientos institucionales y de Ley bajo los cuales la Asociación Scouts de Colombia realiza el tratamiento de la información personal, la finalidad del tratamiento, los derechos y deberes que le asisten a los titulares, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante Asociación Scouts de Colombia.

DEFINICIONES LEGALES

Para efectos de la ejecución de La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal, y, de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales la cual se le informa acerca de la existencia de La Política de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las misas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a la información personal.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de información personal.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos que sea objeto de tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de la información personal por cuenta del Responsable del tratamiento.
  • Habeas Data: El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  • Hecho inequívoco: Es el adjetivo que refiere a aquello que no admite duda o equivocación (No existe posibilidad de error). La duda es la indeterminación entre dos decisiones mientras que equivocación es una cosa hecha con desacierto.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos, registro documental físico o tratamiento de la información.
  • Titular: Persona natural cuya información personal sea objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de la información personal, ubicado en Colombia, envía la información o la información personal a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de información personal que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Cuando los términos aquí definidos sean usados en la presente Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal, se usará esa definición. Asimismo cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se usará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal.

PRINCIPIOS

Los principios que rigen La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal por parte de la Asociación Scouts de Colombia, son los siguientes:

  • Principio de legalidad: el Tratamiento de la Información Personal es una actividad regulada por el estado que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y demás derechos fundamentales conexos que las desarrollen.
  • Principio de finalidad: obliga a que las actividades de recolección de información personal obedezcan a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
  • Principio de legitimidad: el Tratamiento debe ser legítimo, e informada al titular.
  • Principio de límite razonable: se limitará el almacenamiento y procesamiento de información personal a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación en la prestación de servicios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
  • Principio de libertad: la información personal sólo puede ser tratada con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial…
  • Principio de veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales cuyo Tratamiento sea realizado por Asociación Scouts de Colombia, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular, Asociación Scouts de Colombia o por quien lo determine la Ley.
  • Principio de Seguridad: la información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad: la información personal que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
  • Principio de Incorporación sistemática: los principios de Protección de información personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de Asociación Scouts de Colombia.

DEBERES QUE LE ASISTEN A LOS RESPONSABLES  Y A LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Asociación Scouts de Colombia, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Información Personal y los Encargados del Tratamiento de Información Personal, deberán cumplir los siguientes deberes de responsabilidad con el tratamiento de la información personal:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

  • Los derechos de los titulares mientras acrediten su identidad podrán ser ejercidos por: i) El titular, ii) Por sus causahabientes, iii) Representante y/o apoderado del titular, iv) Por las entidades públicas y/o administrativas, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y v) Por estipulación de otro o para otro.
  • Conocer, actualizar, rectificar y revocar su información personal frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en las normas y disposiciones descritas en el Marco Jurídico.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a su información personal.
  • Presentar ante la Superintendencia del Subsidio Familiar quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en el Marco Jurídico y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia del Subsidio Familiar haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Asociación Scouts de Colombia actuando como Responsable del Tratamiento de la Información personal ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de su información personal, su autorización para el tratamiento de la misma e informarle cuál es la información personal que será recolectada así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado a la Asociación Scouts de Colombia Autorización para el tratamiento de la información personal cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a la Asociación Scouts de Colombia la autorización respectiva. En ningún caso el silencio será entendido como una conducta inequívoca.

No obstante lo anterior, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos de naturaleza pública; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LA INFORMACION PERSONAL

El Titular de la información personal puede en todo momento solicitar a la Asociación Scouts de Colombia como Responsable del Tratamiento, la supresión de su información personal y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de la misma, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. No obstante lo anterior, advertimos que la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de la información personal tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en las bases de datos de Asociación Scouts de Colombia.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Asociación Scouts de Colombia realizará el tratamiento de la información personal con las siguientes finalidades:

  • Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con los productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  • Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
  • Evaluar la calidad de nuestros servicios y realizar estudios sobre hábitos de uso, preferencia, interés, prueba de servicios, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con el objeto social.
  • Prestar asistencia, servicio y soporte de los servicios.
  • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por Asociación Scouts de Colombia.
  • Cumplir con las obligaciones contraídas con los asociados, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de Asociación Scouts de Colombia.
  • Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

 

SERVICIO DE INFORMACION Y ATENCION AL USUARIO – SIAU

El Servicio de Información y Atención al Usuario (SIAU), en cabeza del Comisionado Nacional de Operaciones, es el encargado de recibir las peticiones, quejas, reclamos y consultas del Titular de la información personal relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir Información Personal y revocar la Autorización. Así mismo, velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de Asociación Scouts de Colombia a las solicitudes de los Titulares de la Información Personal.

MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

El Titular de la información personal o quien esté debidamente autorizado podrá formular ante Asociación Scouts de Colombia solicitudes, consultas, reclamos y revocatoria de autorización del tratamiento de información personal que repose en la Asociación Scouts de Colombia a través de los siguientes mecanismos: i) De manera verbal comunicándose al teléfono (57) (1) 7035060 en Santafé de Bogotá D.C. ii) Mediante documento impreso radicado en la Oficina de Archivo y Correspondencia en la carrea 47 No, 91-96 de Bogotá D.C. iii) A través de medios digitales escribiendo al correo electrónico operaciones@scout,org.co

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN PERSONAL

El Titular o quien esté debidamente autorizado se obliga a realizarlo mediante los mecanismos definidos en el punto MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

El Titular o quien esté debidamente autorizado podrá solicitar:

  • Actualización, modificación, rectificación o supresión de la información personal del Titular, cuando haya lugar a ello de conformidad con la presente Política y con la normatividad descrita en el Marco Jurídico.
  • Copia de la Autorización otorgada por el Titular a Asociación Scouts de Colombia para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información personal registrada en la Asociación Scouts de Colombia al menos una vez de forma gratuita cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de La Política y Procedimientos de Tratamiento de la Información Personal que motiven nuevas consultas.

La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del siguiente día hábil a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, la Asociación Scouts de Colombia le informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular o quien esté debidamente autorizado se obliga a realizarlo mediante los mecanismos definidos en el punto MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

El Titular o quien esté debidamente autorizado podrá:

  • Revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos.
  • Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de Asociación Scouts de Colombia relacionado con el Tratamiento de la Información Personal, de acuerdo con lo previsto en la norma y disposiciones vigentes y en La Política aquí establecidas.

El Reclamo será atendido en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del siguiente día hábil a la fecha de recibo del mismo. La Asociación Scouts de Colombia le informará al interesado cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes indicado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá el reclamo, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Revocatoria de Autorización será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del siguiente día hábil a la fecha de recibo de la misma. La Asociación Scouts de Colombia le informará al interesado cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes indicado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá el reclamo, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocatoria de la Autorización del Titular para el Tratamiento de la Información Personal.

El Titular o quien esté debidamente autorizado podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los siguientes eventos: por decisión unilateral, libre y voluntaria del Titular de la información personal, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en los registros físicos o bases de datos; y, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Sociedades  haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que la Asociación Scouts de Colombia debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales. En consecuencia, la Asociación Scouts de Colombia suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

Reclamos sobre la información personal del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté debidamente autorizado podrá reclamar cuando considere que la información personal del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o, cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos.

El reclamo presentado por el Titular o por el autorizado para ello, deberá contener como mínimo lo siguiente: (i) Nombre completo e Identificación del Titular de la información personal; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Datos de contacto y ubicación del Titular de la información personal (Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, entre otros); (iv) Los documentos o pruebas que soportan su reclamación, y (v) En caso de Representante y/o apoderado del titular: Nombres completos o Razón Social e identificación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

Si el reclamo está incompleto, Asociación Scouts de Colombia solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo por parte de Asociación Scouts de Colombia. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y se procederá a su archivo.

Si la información para el reclamo está completa, la Asociación Scouts de Colombia  cuenta con un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo en Asociación Scouts de Colombia.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes mencionado, Asociación Scouts de Colombia informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MODIFICACIONES A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION PERSONAL

La Asociación Scouts de Colombia se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus Políticas o Procedimientos de tratamiento de información personal.

 

Cualquier cambio establecido, será publicado y anunciado.

 

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular de la información personal después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 9º marzo del año 2020 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.